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La bonne technique pour ranger les papiers durant le confinement

Confinement, ranger les papiers. Dossiers suspendus de Ledicia-Organisation

La bonne technique pour ranger les papiers durant le confinement

Pas simple cette période de confinement, n’est-ce pas? Privation (nécessaire) de liberté, peur, anxiété, manque d’exercice et manque d’air… Toutes ces choses négatives vont finir par peser lourdement sur notre moral. Quoi qu’il arrive, nous n’avons pas le choix. Alors, au lieu de se morfondre, pourquoi ne pas mettre ce temps à profit? Cette parenthèse obligatoire du confinement est la période idéale pour ranger les papiers!

Ranger, oui! Mais pas n’importe comment: Je vais vous donner la bonne technique pour ranger vos papiers.

Cette technique sera en accès libre durant tout le confinement. Elle est extraite de la technique des sept besoins® décrite dans mon livre Le cercle vertueux du tri (Hachette). Alors au boulot!

1- Pourquoi ranger les papiers?

  • L’encombrement:

Si vous espériez déménager les meubles et vous débarrasser de choses très encombrantes, je suis désolée mais vous n’avez pas choisi le bon moment… Et oui, je vous rappelle qu’on doit rester chez nous! Et puis d’ailleurs, les associations qui reçoivent les dons ou les déchèteries sont fermées… sécurité sanitaire oblige…

Quand on fait du tri, les affaires dont on se débarrasse doivent sortir le plus vite possible de chez nous. Autant dire que garder ces affaire agglutinées dans le couloir est une très mauvaise idée…

Or, les papiers, ça prend peu de place. Et, oh! Cerise sur le gateau, les services de ramassage des ordures fonctionnent toujours! J’en profite pour les remercier pour leurs bons services, eux et les autres professionnels « au charbon » aujourd’hui pour nous servir. Nous pouvons donc faire sortir les papiers devenus indésirables de nos maisons sans obstacle.

  • La disponibilité:

Le manque de temps est l’une des raisons pour laquelle la plupart des personnes rechigne à trier et à s’occuper de ses papiers. Pour certains, ceux qui ne travaillent plus temporairement ou ceux qui télé-travaillent, cette excuse du manque de temps n’est plus valable (vous épargnez le temps de trajet jusqu’au bureau). Nous disposons, contraints et forcés, de plus de temps « libre ». Il faut donc en profiter pour s’attaquer à ce problème de fond qu’est le « débordement de papiers »…

C’est une excellente occasion de lutter contre la procrastination et de se retirer cette épine du pied

  • Le besoin de satisfaction

Combien de fois vous êtes-vous dit qu’ « il faudrait s’occuper des papiers »? Chez certains, le fait de ne pas prendre le taureau par les cornes et de ne pas entamer enfin ce travail de tri, pèse comme une charge sur les épaules qui s’alourdit de jours en jours, de mois en mois, d’années en année…

Ranger ses papiers, c’est avant tout se faire du bien!

Bien sûr, l’acte-même de trier ses papiers est lourd et long. Mais ces jours-ci, peu importe! On a du temps, personne ne va venir sonner à la porte à l’improviste, personne ne viendra prendre l’apéro ni dîner ce soir… Nous n’avons aucune excuse pour ne pas le faire!

« Quand on range nos papiers, le plaisir émane, non pas du papier en lui-même, mais du résultat qu’on obtient »

(extrait de Le cercle vertueux du tri, éditions Hachette, disponible ICI).

  • L’intérêt des papiers

Dans les pays occidentaux, et notamment en France, nous devons jongler avec beaucoup de papiers, contrairement à d’autres pays. Pourquoi? Tout simplement pour notre protection. Et oui! Les systèmes de retraite, de sécurité sociale, d’assurances ou autres engendrent beaucoup de papiers. Dans les pays où il n’y a pas de retraite ni de système de santé, il n’y a pas de papiers… Alors, oui, c’est un peu embêtant de ranger ses papiers mais c’est pour la bonne cause!

2- Comment trier les papiers durant le confinement?

Avec la bonne technique et en avançant pas à pas, on y arrive facilement!

a- D’abord, munissez-vous du bon matériel:

  • des sacs solides (de préférence en papier, pour aller dans le « bac recyclage ») ou des cartons,
  • une « déchiqueteuse » ou « broyeur de papiers », ou une bonne paire de ciseaux!

ATTENTION: le papier déchiré ou déchiqueté devra aller dans la poubelle d’ordures ménagères et non pas dans le bac recyclable.

b- Prévoyez un espace libre suffisamment grand comme une grande table, libre de tout autre objet.

Il faut que ce soit un endroit que vous pouvez vous permettre d’occuper pendant plusieurs heures (voire plusieurs jours). Il ne faut pas que ce soit votre lit ni sur la table sur laquelle vous mangez, par exemple.

c- Ensuite, connectez vous au site des services publics:

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134

En effet, ce site nous renseigne, thème par thème, sur les papiers à conserver ainsi que la durée de conservation. Tout y est très bien expliqué et sert de bonne base pour classer ensuite ses papiers administratifs obligatoires.

d- Disposez sur votre table (ou sur la surface que vous avez choisie) tous les papiers :

Vos classeurs, vos boîtes d’archives, vos « tas de papiers »… Faites bien le tour pour être sûre de tout réunir. Cet exercice peut être effrayant, j’en conviens… Lâchez prise et dites-vous que dans peu de temps, vous aurez remédié à cette « invasion ».

e- Occupez-vous d’abord des papiers déjà classés, ceux qui étaient déjà dans des classeurs ou des chemises.

Eliminez les papiers inutiles: publicités, enveloppes déchirées, … ainsi que tous les papiers dont la date est trop ancienne et que vous n’êtes plus tenu.e.s de garder.

Demandez-vous ce que vous devez garder, non pas ce que vous devez jeter. 

Si les papiers que vous jetez contiennent des données personnelles, il est plus prudent de les détruire. Utilisez un broyeur à papiers ou découpez en mille morceaux au dessus d’une poubelle la partie concernée.

Commencez à classer par thématique les documents que vous devez garder.

Voici un exemple de « grands thèmes » lesquels seront divisés en diverses sections:

  • Travail (ou salaires)
    • Une section par employeur ou par année de travail
  • Banque
    • Une section par compte
  • Assurances
    • Assurances IARD
    • Complémentaire santé
    • Documents médicaux…
  • Santé
    • Sécurité sociale
    • documents médicaux, résultats d’analyses…
  • Maison
    • Factures gaz, électricité, téléphone, eau, objets sous garantie…
    • Propriété ou loyers
  • Famille/école
    • Scolarité
    • Inscriptions diverses
  • Véhicules
    • Une section par véhicule …
  • Loisirs

NB: Cette liste est non-exhaustive et sera à adapter selon vos situations personnelles et votre logique de classement.

f- Passez ensuite aux papiers pas encore classés

Ces sections seront à compléter avec vos papiers non classés. Comme pour les autres papiers, jetez les papiers inutiles (sac pour la poubelle de déchets recyclables) et complétez vos « grands thèmes ». Procédez avec patience, petit à petit…

3- Comment ranger les papiers durant le confinement?

On me demande très souvent comment ranger les papiers, pour quel type de rangement opter… Si vous avez une préférence notoire pour les classeurs ou les pochettes élastiquées, pas de soucis si vous fonctionnez bien comme ça.

Dans un premier temps, utilisez ce que vous avez déjà pour ranger vos papiers. Si vous souhaitez passer à autre chose, vous pourrez vous en procurer après le confinement ou commander auprès de votre papeterie préférée. Attendez de mesurer l’encombrement de la totalité de vos papiers avant d’acheter d’autres solutions de rangement.

Sinon, j’ai l’habitude de dire que plus l’acte de rangement est simple et plus il est fait. Il faut opter pour un système de rangement le plus rapide et facile possible. J’ai une grosse préférence pour les dossiers suspendus dans des boîtes métalliques ou des tiroirs spécifiques. C’est, selon moi, le système le plus pratique.

Il y a trois types de papiers à garder en tête: ceux qu’on garde longtemps, ceux qui tournent et ceux qui nécessitent une action à court terme. Je recommande donc:

  • Une ou plusieurs boîtes pour les documents que nous devons garder très longtemps comme les actes notariés ou les fiches de paie (celle des années passées). Ces boîtes pourront êtres rangées dans un lieu moins accessible car vous les utiliserez moins souvent.
  • Une ou plusieurs boîtes pour les documents « tournants » comme les factures et les relevés de comptes, les décomptes de sécurité sociale, les assurances… Vous les ouvrirez souvent donc il faut qu’elles soient assez faciles à attraper.
  • Un « lutin » ou une boîte verticale comme un porte revue pour y glisser tous les documents dont vous allez vous servir dans les jours qui viennent: les devis, les bons de réduction, les informations diverses, les billets de train, les articles de journaux interessants (et dont vous aurez besoin)…. Il devra être à portée de main.

4- Mes 7 conseils pour ne plus se laisser déborder par les papiers:

  • Refusez la publicité dans votre boîte aux lettres
  • Ramassez votre courrier tous les jours
  • Jetez tout de suite les enveloppes et les publicités qui accompagnent vos courriers
  • Traitez votre courrier le plus vite possible (ce sera dur les premiers jours mais après, ce sera une habitude)
  • Rangez ou jetez le papier dès qu’il est traité
  • Optez pour les relevés de compte et les factures en ligne
  • Faites la chasse au « tas de papier » en plaçant un rangement vertical type porte-revue

J’espère que ces conseils vous seront utiles et que cela vous aidera à trouver une bonne organisation dans la gestion quotidienne de vos papiers.

Cependant, n’oubliez pas que j’offre une séance de coaching rangement pendant le confinement en cas de besoin et que vous pouvez bénéficier de forfaits de coaching à distance (Information coaching à distance).

…Petit défi RANGEMENT DE PAPIERS: faites-moi des photos avant, pendant et après votre rangement. Cela vous motivera et vous donnera encore plus de satisfaction!…

 

1 Commentaire
  • Anne
    Posté le 22:17h, 07 avril Répondre

    Merci pour tous ces conseils. J’appartiens à cette catégorie de personnes qui garde tout et il est vrai que je me laisse souvent débordée. Je vais ainsi tenter de mettre à profit vos conseils. Bien à vous.

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